Meetings. Über 20 Stunden verbringen wir im Durchschnitt pro Woche hier drin. Trotzdem bleiben wir im Vergleich zur investierten Zeit oft erschreckend unproduktiv.
Dabei sind Meetings ein ganz wichtiger Hebel, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Für uns sind sie dann gut, wenn beispielsweise alle Teilnehmer*innen wissen, welchen Zweck sie haben, und wenn sie ihnen Energie für die weitere Arbeit geben.
Ein gutes Beispiel dafür ist das Sync-Meeting. Dieses Meetingformat ist dafür da, sich als Team zu synchronisieren, Informationen zu aktuellen Projekten auszutauschen oder operative Aufgaben anzufordern. Dabei lässt es nur wenig Raum für lange Diskussionen und schwierige Entscheidungen. Die gehören in andere Meetings.
¹ Das Sync Meeting ist an das Tactical Meeting aus Holacracy angelehnt, das wir in vielen Kontexten als sehr produktives Meeting kennengelernt haben.
Mit Blick auf die 4 Spaces ist das „Sync“ im operativen Space anzuordnen, heißt: Es betrifft die Arbeit in den eigenen Rollen. Wird es richtig und konsequent durchgeführt, ist es das schnellste und effizienteste Meeting der Welt.
Um diesen Flow zu gewährleisten, sind zwei Rollen notwendig. Zum einen braucht es eine*n Facilitator*in, also jemanden, der oder die durch das Meeting führt und es kompetent moderiert – oder wie wir gerne sagen: „Jemanden, der oder die den Raum hält“. Die zweite Standard-Rolle ist die des*der Transparenzmeister*in. Wer diese Rolle ausführt, hält z. B. die formalen Ergebnisse des Sync-Meetings fest und kommuniziert sie an relevanten Stellen (etwa nächste Schritte und Projekte).
Was brauchst du?
Die zentrale Frage, mit der im Sync gearbeitet wird, lautet: Was brauchst du? Sie dient im spannungsbasierten Arbeiten dazu, Spannungen zu prozessieren und im besten Falle aufzulösen. Im klassischen Sync-Modus gibt es vier Antwortmöglichkeiten auf diese Frage:
- Ich möchte eine Information teilen
- Ich brauche eine Information
- Ich möchte ein oder mehrere ToDo's anfordern
- Ich möchte ein Projekt anfordern
So gehen wir proaktiv auf Spannungen zu, schaffen Klarheit über nächste Schritte – und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass die Spannungsinhaber*innen bekommen, was sie brauchen, um ihre Spannungen sinnvoll zu lösen.
Die Teammitglieder tauschen sich darüber aus, wie sie da sind und was ihre Aufmerksamkeit hat. In Teams, die schon länger zusammenarbeiten, bietet es sich an, die Check-In-Fragen zu variieren.
Die Checkliste schafft Transparenz über alle wiederkehrenden Tätigkeiten, die im Team anfallen (zum Beispiel „alle Rechnungen sind bezahlt“, „der wöchentliche Newsletter ist draußen“ etc.). Das Prinzip findet beispielsweise in der Luftfahrt Anwendung: Dort konnte die Unfallhäufigkeit drastisch reduziert werden, indem die Pilot*innen vor Abflug ihre Checkliste durchgehen.
Der Punkt soll sicherstellen, dass alle Mitglieder über relevante Daten, Zahlen und Fakten informiert sind. Diese Zahlen können in unterschiedlichen Teams stark variieren, z. B. von der Anzahl verkaufter Produkte bis hin zur LinkedIn Reichweite.
Hier teilen alle Mitglieder neue und relevante Updates mit dem Team. Dazu dient die schon erstellte Projektliste. Ganz wichtig: Es geht nicht darum, den kompletten Projektstatus zu referieren, sondern darum, was wirklich neu und für die Gruppe relevant ist. Dabei ist es sogar wünschenswert, wenn jemand sagt „kein relevantes Update“. Wir gehen davon aus, dass die Person andere sinnvolle Tätigkeiten durchgeführt hat.
Die offene Agenda dient der Abarbeitung aller Spannungen, in den vorherigen Schritten im Meeting aufgetaucht sind. Die Schritte 2 bis 4 sind dafür da, Informationen und Spannungen sichtbar zu machen; die offene Agenda dient nun dazu, alle aktuellen Spannungen abzuarbeiten. In diesem Schritt werden zuerst die Spannungen gesammelt und in die Agenda aufgenommen. In unseren Teams ist die offene Agenda für jedes Sync-Meeting in der Regel die gesamte Woche über geöffnet, sodass alle aufkommenden Spannungen bis zum nächsten Meeting festgehalten werden können.
In diesem Schritt kommen wir nun zum Herzstück des Sync-Meetings: das Abarbeiten der Spannungen. Ziel ist immer, dass der oder die Spannungsinhaber*in bekommt, was er*sie braucht, um die Spannung aufzulösen. Die Leitfrage ist „Was brauchst Du?“ und „Hast Du, was Du brauchst?“. Alle nächsten Schritte werden festgehalten. Die Agenda bleibt weiterhin offen, falls weitere Spannungen entstehen.
Beim Check-Out teilen die Teilnehmer*innen kurz mit, was sie noch sagen möchten, um gut aus dem Meeting zu gehen. Auch hier lassen sich die Check-Out-Fragen nach Bedarf variieren.
Suche dir eine Gruppe von ungefähr vier Personen aus deinem Team. Gemeinsam findet ihr heraus: Was braucht das Team, um Transparenz sicherzustellen und regelmäßig nächste Schritte zu definieren? Was lässt sich aus schon bestehenden Meetings übernehmen?
Dabei soll es sehr konkret werden:
Was kommt in unsere Checkliste? Welche Kennzahlen brauchen wir? Welche Frequenz hat das Meeting? Wer nimmt alles teil? Wer lädt zu Meeting ein? Wer moderiert es? Wer notiert die Ergebnisse in welcher Form?
Die Gruppen stellen einander ihre Entwürfe vor und integrieren sie. Am Ende einigen sich die Teilnehmer*innen auf eine Version, mit der sie erst einmal zufrieden sind – wohl wissend, dass die Meeting-Struktur jederzeit geändert und weiterentwickelt werden kann, wenn jemand eine Spannung äußert.
Hier findest Du ein paar unterstützende Handout für eure ersten Sync-Meetings.
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